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Agent(e) administratif(ve) - 4 jours/semaine

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la Coordonnatrice administrative, Haute direction, le titulaire du poste a pour mandat principal d’assurer un support administratif à l’équipe Opérations et à la Haute direction.

De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’Intégrité; l’Efficience; la Collaboration et le Souci du Client, en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.

 

DÉTAIL DES RESPONSABILITÉS

Soutenir l’équipe opérations

  • Convoquer et prendre les minutes de divers comités au sein des Opérations et pour certains partenaires (AOC, NAV Canada, comité mesures d’urgence, comité partenaires de la loi, etc.);
  • Aider à planifier les exercices pour les mesures d’urgence;
  • Prise de minutes au CCU en cas d’urgence (selon la situation et les besoins opérationnels);
  • Préparer les documents pour les permis d’exploitation et des certificats d’assurance et assurer les suivis annuellement;
  • Révision des différents manuels de procédures et guide des opérations et gestion des signatures et de la publication de ceux-ci avec Transports Canada et YQB;
  • Participer au rappel annuel de notre équipe d’entretien (saisonniers d’hiver) et préparation des semaines de formation en vue de leur retour pour la période hivernale (envoi et réception des lettres de rappel, agenda, révision des documents de formation, documentations, suivi des registres de signatures, etc.);
  • Préparation des contrats pour le déneigement de nos partenaires et suivis;
  • Apporter son support au niveau de l’uniformisation des procédures au Centre des services combinés (CSC);
  • Assurer l’organisation de la formation des pompiers annuellement (réserver hôtel, billets d’avion, suivi de documentation).

 

Effectuer le soutien administratif

  • Gérer la correspondance des équipes;
  • Apporter son aide pour certains documents en termes de présentation, grammaire et langue;
  • Rédiger des textes, des comptes-rendus, des procès-verbaux, des documents, des tableaux et des exposés à partir d’instructions générales;
  • Coordonner la tenue de diverses réunions, soutenir leur préparation et effectuer le suivi des engagements, prendre les minutes et rédiger les procès-verbaux;
  • Commander les repas pour certaines réunions, lorsque requis;
  • Organiser les voyages d’affaires et faire les suivis au niveau des dépenses engendrées;
  • Faire la compilation de la Visa corporatives du Président et chef de la direction et des VP et directeurs, au besoin;
  • Coordonner les communications avec les autres équipes et les organismes externe et transmettre les intentions des gestionnaires;
  • Effectuer différents suivis et des rappels;
  • Apporter son support quant à toutes autres tâches administratives requises dans les différents départements de YQB;
  • Apporter son support à son gestionnaire quant aux tâches opérationnelles.

 

Effectuer diverses tâches de soutien administratif

  • Assister pour la préparations des salles et l’accueil (en cas de besoin);
  • Effectuer le montage de salles à l’occasion;
  • Prendre part à différents comités;
  • Remplacer à la réception du siège social lorsque requis (en cas d’absence ou de vacances, notamment).

 

Effectuer toutes autres tâches connexes

 

QUALIFICATIONS

Études ou équivalence

  • Diplôme collégial en secrétariat ou l’équivalent
  • Diplôme d’études secondaires

Expérience

  • Années d’expérience
    • Depuis au moins 2 ans sur le marché du travail dans le domaine
  • D’une industrie ou d’un secteur d’activité
    • Entreprise comportant un volet exploitation et entretien

Autres connaissances ou formations

  • Excellente maîtrise de la Suite Office de Microsoft

Langues parlées et écrites

  • Excellente maîtrise du français (parlé et écrit);
  • Bonne maîtrise de l’anglais (parlé et écrit).

 

COMPÉTENCES

Compétences essentielles – Valeurs YQB

  • Intégrité;
  • Efficience;
  • Collaboration;
  • Souci du client.

Compétences générales

  • Empathie et entregent;
  • Autonomie et initiative;
  • Capacité de synthèse;
  • Attitude corporative.

Compétences de savoir-être

  • Communication interpersonnelle;
  • Gestion des priorités;
  • Organisation et suivi;
  • Souci du détail;
  • Gestion du stress et des émotions;
  • Fiabilité;
  • Persévérance;
  • Adaptabilité.

 

Veuillez prendre note que l’usage du masculin n’a pour objectif que d’alléger le texte. Aéroport de Québec inc. encourage l’établissement de conditions de travail et de recrutement qui suppriment les inégalités à l’endroit des quatre groupes désignés du Canada : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles. Aéroport de Québec inc. représente un milieu de travail prônant la diversité et par le fait-même, l’équité en matière d’emploi.

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